Müsteşarlık Bürosuİletişim Müsteşarlık Bürosu>  Müsteşarlık Bürosu Yönergesi (02.07.2003)

 
 

BİRİNCİ KISIM

Genel Hükümler

Amaç, Kapsam, Tanımlar

Amaç

Madde 1- Bu Yönergenin amacı, Müsteşarlık Bürosu'nun teşkilat, görev, yetki ve sorumluluklarını düzenlemektir.

Kapsam

Madde 2- Bu Yönerge, Müsteşarlık Bürosu'nun teşkilat, görev, yetki ve sorumluluklarına ait hükümleri kapsar.

Tanımlar

Madde 3- Bu Yönergede geçen;

a) "Bakanlık" Milli Eğitim Bakanlığı'nı

b) "Bakan" Milli Eğitim Bakanı'nı

c) "Müsteşar" Milli Eğitim Bakanlığı Müsteşarı'nı

d) "Büro Yöneticisi" Müsteşarlık Bürosu'nu yöneten en az Bakanlık Müşaviri unvanlı personeli

e) "Büro" Müsteşarlık Bürosu'nu

f) "Kontrollü Evrak" Çok Gizli gizlilik dereceli evrakı

g) "Bölüm" Büronun kısımlarını

h) "Şeflik" Bölümlerin kısımlarını

ifade eder.

 İKİNCİ KISIM

Teşkilat, görev ve  sorumluluklar

BİRİNCİ BÖLÜM

Teşkilat

Teşkilat

Madde 4- Müsteşarlık Bürosu, Bakanlık Merkez Teşkilatı içinde Müsteşarlık Makamına bağlı olarak kurulur.

Madde 5- Müsteşarlık Bürosu; Müsteşarlık Özel Kalemi, Personel ve İdari İşler Bölümü, İşlem ve Koordinasyon Bölümü olarak; bölümler de Şeflik olarak teşkilatlanır.

Madde 6- Müsteşarlık Bürosu, görevlendirilecek en az Bakanlık Müşaviri unvanlı bir personel tarafından yönetilir. Büro Yöneticisi yazışmalarda kendi unvanını kullanır.

Madde 7- Müsteşarlık Bürosu, bir Büro Yöneticisi, üç Şube Müdürü, Uzman, Şef ve diğer personelden oluşur. Büro Yöneticisi haricindeki personel sayısı ihtiyaca göre artırılabilir.

Madde 8- Müsteşarlık Bürosu'nda görevlendirilecek veya atanacak personel, Bakanlığın çalışma yapısını bilir, Büronun görevlerine uygun nitelikleri taşır.

İKİNCİ BÖLÜM

Görevler

Büronun Görevleri

Madde 9- Büronun görevleri şunlardır:

a) 3797 sayılı "Milli Eğim Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun"un 47 inci maddesi gereğince kurulan "Müdürler Kurulu"nun sekreterya görevini yürütmek.

b) Milli Eğitim Bakanlığının Koruyucu Güvenlik Özel Talimatına uygun olarak ÇOK GİZLİ ve GİZLİ gizlilik dereceli evrakın alınmasını, muhafazası ile emniyetini sağlamak ve denetlemek,

c) Bakanlığımıza gelen evraktan;

1. Cumhurbaşkanı, Başbakan veya Bakan imzalı yazı ve mesajların,

2. Milli güvenlikle ilgili ve önemli neticeler doğuracak evrakın,

3. Bakan ve Müsteşar tarafından öncelikle görülmesi gereken diğer evrakın,

Bakan ve Müsteşara arzını sağlamak,

d) Bakanlığımızda işlem görecek bu evrakın ilgili birimlere süratle ulaştırılmasını sağlamak, birden fazla birimi ilgilendiren ve koordineyi gerektiren evrakı çoğaltarak ilgili birimlere veya makama sunmak,

e) Bakan ve Müsteşarın emir ve direktiflerinin, icra ya da bilgi amacıyla merkez ve/veya taşra teşkilatı birimlerine ulaştırılmasını sağlamak,

f) Bakan ve Müsteşarı ilgilendiren toplantı, brifing ve görüşmeler için, gerekli tertip ve düzeni  ile ilgililerin haberdar edilmesini sağlamak,

g) Müsteşar ve Müsteşar Yardımcıları ile Büroda görevli personelin özlük hakları ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

 Büro Yöneticisinin Görevleri

            Madde 10-Büro Yöneticisinin görevleri şunlardır:

a)  Büronun çalışma planını yapmak, planın uygulanmasını sağlamak, çalışmaları takip etmek, değerlendirmek, gerektiğinde gerekli tedbirleri almak.

b) "Müdürler Kurulu'nun" gündemini, Kurul Başkanı ile koordine ederek hazırlamak, duyurulmasını sağlamak, alınan kararları makamın onayına sunmak.

c) Büroya gelen, ÇOK GİZLİ ve GİZLİ gizlilik dereceli  evrakı makama arz etmek.

d) Arşivlenmiş evrak ve dokümanlar ile Büronun fiziki emniyetini sağlamak ve kontrol etmek.

e) Büroya intikal eden Bakan ve Müsteşar tarafından öncelikle görülmesi gereken evrakı Müsteşarlık Makamına arz etmek.

f) Büroya intikal eden işlemcil evrakı ilgili birimlere havale etmek, gerektiğinde Müsteşarın havalesini sağlamak.

g) Müsteşar Yardımcılarının yurt içi görevlendirme onaylarını, Müsteşarın oluru için teklif eden olarak imzalamak.

h) Büro personelinin özlük haklarına ait yazışmaları yapmak.

i) Müsteşarın 1. sicil amiri olduğu personelin sicil raporlarını müsteşara sunarak doldurulmasını sağlamak.

j) Büronun iş ve görev bölümünü düzenlemek, çalışmalarını izlemek, gerekli yetki ve sorumlulukları tespit etmek ve dağıtmak.

k) Koordineli çalışmayı sağlamak amacıyla Şube Müdürleri, şefler ve gerektiğinde diğer personel ile toplantılar yapmak,

l) Büro hizmet birimlerinde iş akışını denetlemek ve görülen aksaklıkları giderici tedbirler alarak düzen ve disiplini sağlamak,

m) Müsteşarın verdiği yetki çerçevesinde yazıları Müsteşar adına imzalamak,

n) Müsteşarın vereceği diğer görevleri yapmak.

Bölümlerin görevi

Müsteşarlık Özel Kalemi

Madde 11-     Müsteşarlık Özel Kaleminin görevleri şunlardır:

a) Müsteşarın özel yazışmalarını yapmak

b) Müsteşarın, ziyaret, davet ve ağırlama ile ilgili hizmetlerini düzenlemek ve yürütmek.

c) Özel Kalem ilgili işleri planlamak, izlemek ve zamanında yapılmasını sağlamak.

d) Özel Kalemdeki personelin devam-devamsızlığını takip etmek ve bu konuda gerekli işlemi yapmak.

e) Özel Kalemle ilgili bilgi, belge ve diğer dokümanları derlemek ve korumak.

f)  Müsteşar ve Büro Yöneticisi tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

Personel ve İdari İşler Bölümü

Madde 12       Personel ve İdari İşler Bölümünün görevleri şunlardır:

a) Büroda görev yapan personelle ilgili başlama, ayrılma, görevlendirme yazışmaları ile adaylık, özlük hakları, disiplin, sağlık, güvenlik ve askerlikle ilgili yazışmaları yapmak, personelin devam-devamsızlık durumlarını takip etmek, izin, rapor iş ve işlemlerini yürütmek.

b) Büroya gelen evrakın kayıt işlemini yapmak, desimal dosyalama sistemine göre dosyalanmasını sağlamak.

c) Genelgelerin bir sıra numarası dahilinde kaydını yapmak, bir örneğini alarak düzenli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak.

d) Müsteşarlık Emirlerinin bir sıra numarası dahilinde kaydını yapmak, bir örneğini alarak düzenli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak.

e) Müsteşarın imzasına sunulacak Bakanlık Birimlerine ait yazılara kayıt numarası verilerek makama arzını ve dağıtımını sağlamak.

f)  Müdürler Kurulu Raporlarını tutmak, gerekli yazışmaların yapılmasını sağlamak ve Kurulun kararlarını düzenli olarak saklamak.

g)  Verilecek diğer görevleri yapmak.

İşlem ve Koordinasyon Bölümü

Madde 13-İşlem ve Koordinasyon Bölümünün görevleri şunlardır:

a) Büroya gelen Cumhurbaşkanı, Başbakan ve Bakan imzalı yazı ve mesajlar ile Milli güvenlikle ilgili evrakın kaydını yaparak makama arza hazır hale getirmek.

b) Başka birimlerce işleme tabi tutulması gereken evrakın, Büroya geldiğinde birden fazla birimi ilgilendirmesi de dikkate alınarak süratle ilgili birimlere ulaştırılmasını sağlamak.

c) Büronun arşiv hizmetlerini yürütmek.

d) Geçici görev yolluğu ile ilgili işlemleri yapmak.

e) Büronun haberleşme giderleri ile demirbaş eşya ve diğer tüketim malzemelerinin karşılanmasını sağlamak.

f)  Mevcut demirbaş eşyanın kayıtlarını tutmak, bunların muhafazası ve takibi  ile kayıttan düşme işlemlerini yapmak.

g) Demirbaş eşyanın her yıl sayımını yapmak.

h) Verilen diğer görevleri yapmak.

Şeflikler

Kontrollü Evrak Şefliği

Madde 14-Kontrollü Evrak Şefliğinin görevleri şunlardır:

a) Bakanlığa gelen ÇOK GİZLİ gizlilik dereceli evrakı almak, işlemini yapmak, muhafazasını ve emniyetini sağlamak.

b) Bakanlık birimlerinden gönderilen ÇOK GİZLİ evrakın talimata uygun olarak kayıt işlemini yapmak ve gönderilen kurum  ya da kuruluşa ulaştırılmasını sağlamak.

c) Bakanlığa gelen ve giden ÇOK GİZLİ evrakı arşivlemek, periyodik olarak kontrolünü yapmak ve arşivlenen yerin fiziki emniyetini sağlamak.

d) Verilecek diğer görevleri yapmak.

Diğer Şeflikler

Madde 15- Diğer Şefliklerin görevleri şunlardır:

a) Büro hizmetlerini zamanında ve mevzuata uygun olarak yapmak.

b) Şeflikteki memurların çalışmalarını koordine ve kontrol etmek.

c) Hizmette bütünlük anlayışı içinde diğer şeflikler ile işbirliği yapmak.

d) Verilen diğer görevleri yapmak.

Memurların Görevleri

Madde 16-Memurların görevleri şunlardır:

a)  Verilen görevleri kanun, tüzük, yönetmelik, genelge ve emirlere uygun olarak yapmak.

b) Büro hizmetlerini, diğer personelle birlikte koordineli ve işbirliği anlayışı içerisinde yürütmek.

c) Yazı işlerini yazışma kurallarına uygun olarak en kısa süre içerisinde yerine getirmek.

d) Kullandığı araçları, temiz, bakımlı ve her an hizmete hazır halde bulundurmak.

e) Verilen diğer görevleri yapmak.

ÜÇÜNCÜ BÖLÜM

Sorumluluk

Sorumluluk

Madde 17- Büro personeli, görevlerini ilgili mevzuat ve emirler doğrultusunda yürütmekle sorumludur.

 

ÜÇÜNCÜ KISIM 

Koordinasyon, Son Hükümler

BİRİNCİ BÖLÜM

Koordinasyon

Koordinasyon

Madde 18- Büro personeli, kendilerine verilen görevlerin yürütülmesinde koordineli çalışmayı esas alır. 

İKİNCİ BÖLÜM

Son Hükümler

Yürürlük

Madde 19- Bu yönerge onay tarihinde yürürlüğe girer.

 Yürütme

            Madde 20- Bu yönerge hükümlerini Müsteşar yürütür.